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Los sistemas de nóminas modernos ofrecen automatización, lo que ayuda a una gran cantidad de usuarios finales -desde gerentes hasta PYMES y contables- a ahorrar tiempo y esfuerzo, y a reducir los errores en el proceso. Pero la automatización de los sistemas de nóminas ofrece mucho más que comodidad a las empresas.
Olvidarse de actualizar la información de los empleados o emitir reducciones salariales precisas son sólo dos ejemplos de errores fáciles que pueden convertirse en costosos riesgos. El potencial de error, incluso cuando es involuntario, puede ser frustrante de rectificar. Ahí es donde la automatización de las nóminas ofrece una ayuda para: eliminar riesgos, reducir el trabajo manual y ahorrar tiempo y esfuerzo para las tareas de nóminas de alta prioridad.
Los empresarios, los contables y otros profesionales de las finanzas tendrán que supervisar el procesamiento de los salarios de los empleados, los derechos de licencia, las compensaciones, los impuestos y la información laboral. Con tantos datos de los empleados que hay que gestionar, y una normativa estricta que exige que esta información se recoja con precisión, corresponde a los empresarios utilizar herramientas modernas de nóminas, como la automatización, para asegurarse de que pueden cumplir la normativa y ser eficientes.
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Tentoo pretende ser un “socio del conocimiento”. Estamos deseosos de compartir nuestra experiencia con el mercado laboral y proporcionar soluciones a los problemas que encuentran los empresarios. Por lo tanto, escribimos muchos libros blancos sobre una variedad de temas relacionados. Antes los compartíamos en formato PDF, pero tenían algunas desventajas:
Con los libros blancos como experiencias digitales, queremos conocer el comportamiento de nuestros lectores. ¿Qué secciones de nuestro libro blanco tienen éxito y cuáles no? ¿Dónde abandonan los usuarios? Básicamente, queríamos determinar si los libros blancos digitales interactivos tienen más éxito que las versiones en PDF.
Hemos utilizado nuestro sitio web, nuestro boletín de noticias y nuestro portal digital para clientes. Nuestro socio, ikwordzzper.nl, también ha ayudado a distribuir nuestros libros blancos a través de su sitio web y sus boletines. Después de nuestra primera promoción en su boletín, vimos un enorme aumento en el número de nuevos clientes potenciales: ¡la asombrosa cifra de 87 solicitudes únicas en sólo 4 días!
En cinco semanas (durante las vacaciones de verano), nuestro libro blanco fue solicitado 140 veces. Esto es casi lo mismo que nuestro PDF fue solicitado en los cinco meses anteriores. Esto es en parte gracias a los esfuerzos de promoción de nuestro socio, pero el uso de mid-gating sin duda contribuyó.
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La legislación sobre las nóminas fuera de convenio, que se extenderá al sector privado en abril de 2021, impone un requisito adicional de cumplimiento a las empresas y agencias de contratación, que normalmente se encargarán de deducir y declarar los impuestos sobre los pagos realizados a los contratistas que se consideren dentro del ámbito de aplicación de la normativa.
A continuación, analizaremos los costes de administración y funcionamiento, explicaremos cómo la integración del software de nóminas junto con las aplicaciones de front y back office puede mejorar la eficiencia operativa, e identificaremos las características clave que hay que buscar en un proveedor de software de nóminas.
Para procesar una nómina, el software de nóminas requiere algunos datos básicos del trabajador en cuestión. Esto incluye el número de la Seguridad Social del trabajador y su código fiscal. Debido a la naturaleza de su trabajo, muchos trabajadores eventuales ya estarán en otra nómina, posiblemente la de su propia sociedad limitada.
En ese caso, se les debe asignar el código fiscal “BR”, que grava sus ingresos con el tipo básico, y el HMRC se encargará de cualquier ajuste posterior una vez que se conozca el alcance de los demás ingresos del trabajador.
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Si su calendario de nóminas está configurado para que su fecha de pago caiga en el 4 (sólo en los años bisiestos) o en el 5 de abril, su software de nóminas activará automáticamente la semana 53 para las nóminas semanales, la 54 para las nóminas bisemanales y la 56 para las nóminas bisemanales.
No hay ningún proceso especial en el software, usted ejecuta este período adicional como lo haría con cualquier otro. NUNCA debe manipular su calendario de nóminas para forzar la semana 53,54 o 56 si no es necesaria.
El único cambio en el cálculo de impuestos es que todos los empleados son cambiados a una semana1/mes1 equivalente a su código de impuestos. Esto ignorará cualquier paga e impuesto anterior del año y realizará el cálculo únicamente sobre la paga bruta imponible del periodo. Su software de nóminas lo hará automáticamente si procesa la semana 53, 54 o 56.
Aunque este es el método correcto requerido por HMRC para tratar estos periodos extra, puede causar cierta confusión. En algunas circunstancias, el uso de un código fiscal de semana1/mes1 para la semana 53 (54 o 56) puede hacer que el empleado pague muy pocos impuestos para el año. Si esto ocurre, el empleado recibirá un P800 de HMRC en el que se le informará sobre el impuesto calculado para el año y lo que se debe. Normalmente, HMRC se encargará de ello emitiendo un nuevo código de impuestos para que el empleado deduzca el déficit de impuestos en el siguiente año fiscal.
